הגדרת תפקידים בארגון

20
יוני
2015
Posted by: miles  /   Category: אודותינו   /   אין תגובות

עסקים רבים, בראשית דרכם, מאופיינים בצוות מצומצם, בו כל אחד מחברי הצוות עוסק בדברים רבים. כלומר, הגדרת התפקיד של חברי הצוות מעורפלת ורחבה. ככל שהעסק גדל, יש מקום לקונפליקטים ולחוסר יעילות, מתוך העמימות בהגדרות התפקיד.

בכדי לייעל את העבודה ובכדי שכל אחד ידע היכן מתחיל ומסתיים תפקידו והיכן גבולות האחריות והסמכות שלו, על הארגון להגדיר את התפקידים השונים.
כיצד מגדירים תפקיד?

מדובר בכמה צעדים פשוטים, אך הכרחיים, הטומנים בחובם שאלות לגבי הארגון כולו ושיטות העבודה הנהוגות בו.

1. הגדרת עיסוק – שמו של התפקיד חשוב לסטאטוס וכן לתכולת התפקיד הנדרשת. יש הבדל בין "מזכירה"    לבין "מתאמת מכירות".

2. כפיפות ישירה – לעיתים העובד כפוף לשני מנהלים. במקרה שכזה יש להגדיר את הדברים. לדוגמה- כפיפות לגורם מקצועי וכפיפות לגורם ניהולי בשטח.

3. תחומי אחריות – על מה העובד אחראי. מהם הדברים, שבמקרה ויש לגביהם שאלות, עליו לענות עליהן. לדוגמה- מנהל רכש אחראי על ניהול המלאי, רכש מספקים וכו'

4. תחומי פעילות – כל תחום אחריות מתורגם לתחום פעילות. הכוונה לתכולה של האחריות מבחינת פעילות. לדוגמה- אחריות על ניהול מלאי כולל פעילות : ביצוע מעקב שוטף אחר מכירות המוצרים ברשת באמצעות דוחות, אחריות כוללת על נושא הפצת המלאי לחנויות ועוד.

5. מדדי הצלחה – יכולים להיות מנוסחים בצורה ברורה, עם מספרים או בצורה כוללת. במידה והם מנוסחים בצורה כוללת יש לנסח אותם בכל שנה/תקופה מוסכמת מחדש, בצורה ברורה. עובד שיודע מהם מדדי ההצלחה של התפקיד שלו, מכוון נכון יותר לעשייה ויודע לתעדף נכון יותר את משימותיו. לדוגמה- מנהל מכירות יימדד לפי עמידתו ביעדי המכירות של הארגון. בכל שנה יקבעו היעדים בצורה ברורה.

רצוי לבנות הגדרת תפקידים בתוך טבלה ולתקשר אותה בצורה ברורה לעובד וכן לעובדים איתו בממשקים.

אחד הדברים שיש להתייחס אליהם בזמן קביעת הגדרות תפקידים, הוא ראייה רחבה ונכונה של התפקיד ולאו דווקא לפי מה שהוא מכיל היום. לעיתים, קל לנסח תפוקות מתוך מילוי התפקיד עד כה. הדבר יכול להיות לא מדויק וזאת מאחר שמילוי התפקיד כיום, אינו בהכרח אופטימאלי. לשם הגדרת תכולת התפקיד יש לבחון את התפקיד בתוך שרשרת התהליכים הקורים בארגון ולאור מטרות הארגון.

לדוגמא- "מתאמת מכירות": הוחלט שעליה לקבוע פגישות, להכין חומרי פרזנטציה, לענות ללקוחות ולמלא טפסים שונים. האם זה כל מה שהיא יכולה לעשות למען הארגון? האם תפקידה מלא לחלוטין? האם היא מכוונת נכון? אלו שאלות שעל המנהל לשאול עצמו בעודו קובע את תכולת התפקיד. אולי עליה לעשות פעולות בקרה? אולי עליה להפיק נתונים מתוך עבודתה וכך הלאה.

תהליך הגדרת תפקידים בארגון, דורש חשיבה על מטרות הארגון כיום ובעתיד, שיטות העבודה ואילוצי תקציב. הגדרת נכונה של תפקידים תוביל ליעילות בעבודה ולירידה ברמת העמימות והקונפליקטים.

כתבה: אורנה ניר

אין תגובות