שיפור תהליכים

20
יוני
2015
Posted by: miles  /   Category: אודותינו   /   אין תגובות

ארגון קטן מאופיין בזה שכולם עושים כמעט הכול. כל עובד עונה לטלפונים, ממלא הזמנה, עושה שיווק ועוד. כל עוד הארגון קטן, הדברים עובדים ורמת תיקון הטעויות, תוך כדי תנועה, גבוהה. עם הזמן, הארגון גדל ויש צורך בהתוויית שיטות עבודה מסודרות. שיטות אלו יובילו לתהליכים נכונים בארגון ולהגברת היעילות.

מנהלים רבים מקווים לשיפור תהליכים שכזה שיביא להם שקט תפעולי במקום כל הבעיות המציפות אותם מבוקר עד ערב.

לשם כך, יש צורך בבדיקה מדוקדקת של התוצרים המיוחלים, שיטות העבודה ויכולות הארגון. ראשית, נתחיל בבדיקת תוצרי הארגון. אם הארגון מעניק שירות-עליו להחליט מהם מדדי השירות הרצויים. אם מדובר בארגון יצרני, חשוב להחליט על מדדי איכות, זמנים ועלויות. למעשה מתחילים עלינו להתחיל מהסוף להתחלה.

אחרי שהחלטנו על התוצרים, אנחנו ממפים את התהליכים הרצויים ובודקים מהם האילוצים הארגוניים.
ניתן לבצע את תהליך החשיבה במשותף עם עובדים מהארגון ורצוי ממחלקות משיקות ומבעלי תפקידים משלימים. כיום, מבוצעים תהליכים כאלו בארגונים רבים בהם העובדים מחליטים על התוצרים וחושבים יחד על התהליכים שבדרך לביצוע. המטרה היא שיפור תהליכים בארגון ולכן יש לבדוק את התהליכים ברמה הכמותית, האיכותית והאנושית. ברוב המקרים, תהליך שיפור תהליכים כולל בתוכו חלוקת תפקידים חדשה עם תכולת תפקיד אחרת.

את תהליך שיפור התהליכים בארגון יש לתקשר בארגון בצורה סוחפת המבהירה לכל העובדים למה זה טוב להם, במה זה ישרת את מטרות הארגון וכיצד זה יוביל לרווח עתידי. במידה ולא מדובר בקיצוצים בכוח אדם חשוב להרגיע את העובדים ולא להבטיח שהכל יהיה פשוט וקל. יש להכין את העובדים לתהליך מורכב, בעל שלבים ארוכים ועם קשיים ובעיות. זהו המקום לומר לעובדים עד כמה הם משמעותיים בתהליך ולהבהיר להם שהידע שנצבר אצלם הוא זה שיהווה את הבסיס להחלטות על שיפור תהליכים בארגון.

לסיום, תהליך שיפור תהליכים בארגון אינו אירוע חד פעמי. במידה והתהליך הראשוני מצליח והעובדים מבינים שהשיפור אינו מאיים על מקומם ותפקידם, הם ישתפו פעולה טוב יותר עם ההנהלה., יירתמו העובדים לשיפור נוסף של תהליכים.

למנהלים שביניכם, זכרו שעסק אינו יכול לעמוד במקום. כי במקום בו המתחרים ממשיכים להתפתח, העומד במקום נשאר למעשה מאחור.

כתבה: אורנה ניר

אין תגובות